Carla Malinverni Coach

il tempo: una risorsa…finita!

LA MIA VISIONE DELLA MATRICE DI COVEY: E CHE IL MONDO MI PERDONI!

PREMESSA sono coach, di formazione BUSINESS, e, anche con i team di lavoro che seguo, uso molto poco le schematizzazioni sulla gestione del tempo e sull’organizzazione. la cosa che non amo è prendere le best practice e utilizzarle come se fossero IL VERBO: ipse dixit!

la bellezza del coaching, secondo me, anche in ambito Business, sta nella possibilità di chiedersi sempre quanto questi strumenti (ne abbiamo a disposizione millemila!) ci siano utili, siano calabili nella nostra situazione lavorativa, quali spunti vogliamo e possiamo fare nostri.

UN INCISO: in un percorso di team coaching con un gruppo di soci imprenditori molto brillanti, che si lamentavano di non riuscire a trovare un momento di riunione nemmeno a cadenza mensile, che ripianificavano talmente tante volte l’incontro – alla fine diventava trimestrale! -, che a volte non riuscivano comunque ad essere tutti partecipi e inoltre qualcuno aveva comunque delle urgenze telefoniche…abbiamo analizzato insieme che cosa fosse necessario per loro condividere con tutti mensilmente e di persona…il risultato fu poca cosa e si fece chiaro un interrogativo: ‘VORRAI DIRCI, PROPRIO TU, CHE NON Ѐ GIUSTO RIUNIRCI ALMENO UNA MATTINA AL MESE?????’. pareva che io avessi infranto a terra le tavole della legge! si aprirono le porte dell’ignoto e alla fine decisero che la via più utile e comoda per tutti loro era utilizzare – con una serie di regole – una chat WA di gruppo e poi incontrarsi solo ‘ad evento’, ovvero quando arrivava un nuovo grande cliente da gestire. voilà: le regole sono fatte ANCHE per essere sovvertite!

LA MATRICE DI COVEY: con questo spirito ( = caliamoci nei nostri parametri, nella nostra vita e lasciamo andare l’astratto e il generico) vi parlo della matrice di COVEY, detta anche matrice di Eisenhower, che credo ci possa dare molti spunti utili sulla gestione del nostro tempo in ogni ambito della nostra vita, anche se in genere la si utilizza per il lavoro.

la matrice valuta le nostre attività secondo due concetti:

l’URGENZA, che ha a che fare con il tempo: quanto l’attività in questione è urgente e quindi ha bisogno di una azione immediata?

l’IMPORTANZA: quanto ci teniamo a questa attività, quanto questa attività è o meno fondamentale, quanto è importante rispetto ad altre attività? quanto è necessario che la faccia proprio io?

utilizzando come assi cartesiani queste due ‘grandezze’, si creano 4 quadranti dove possiamo collocare le nostre attività: importante e urgente, importante e non urgente, urgente e non importante e infine non urgente e non importante………………..pufffffffffffffff

passiamo a visualizzarli e a vedere che cosa ricade nei vari quadranti che così ci capiamo!

 

il quadrante URGENTE E IMPORTANTE contiene tutte le attività di cui mi devo occupare ora! ad esempio, nel mio lavoro da coach, erogare la sessione di coaching al cliente all’ora X, come da appuntamento; essere in classe con i miei allievi alle 9.30 nel giorno in cui abbiamo lezione e cominciare a spiegare…..

in questo quadrante cadono ANCHE le ‘emergenze’, ovvero le cose non preventivabili: nel mio lavoro, se dovesse arrivare una email di disdetta di un appuntamento della giornata, per me è urgente ed è importante che me ne occupi io telefonando al cliente! allo stesso modo, se per un imprevisto temo che farò tardi a scuola, è urgente ed importante che lo comunichi io!

il quadrante viene spesso chiamato ‘CRISI’ e ‘EMERGENZA’ perché ci si focalizza maggiormente su questi ultimi aspetti. per me è il quadrante della normalità delle attività e anche degli imprevisti! si tratta quindi di tutte le attività che…facciamo subito!

il quadrante URGENTE E NON IMPORTANTE è quello in cui noto che molti abbiano difficoltà a posizionare le attività, come se il concetto di urgente facesse diventare per forza anche importante un’attività! vediamo qualche esempio calato sul mio lavoro: se squilla il telefono mentre sono in sessione con un cliente, l’attività ‘rispondere al telefono’ è urgente e non è per me così importante da farmi interrompere la sessione che sto erogando! e ancora, se sono collegata via skype con un collega per prendere decisioni importanti e so che abbiamo  a disposizione solo 1h, se esattamente nel mentre mi citofona il corriere per consegnarmi i libri che ho comprato per la mia formazione, l’attività ‘andare ad aprire, scendere, ritirare il pacco, firmare e rientrare’ è urgente e non è importante, sicuramente non quanto la mia videocall!

questo è il quadrante che viene detto della DELEGA perché le attività che ricadono qui possono essere affidate a qualcun altro e – aggiungo – se queste attività sono delegate ad altri, la nostra organizzazione del tempo ne trae grande vantaggio!

ecco che qui sento già sollevarsi in coro le voci di tutti i solopreneur! ‘io sono solo/a! non posso delegare a nessuno! ci sono solo io! e a chi delego io ehhh? da me non c’è la portinaia!!!!’. già! anche io sono solopreneur e spesso non ho nessuno – inteso come persona – a cui delegare! apriamo la mente e pensiamo che delegare ad altri possa anche voler dire dotarsi di una segreteria telefonica, di un pulsante apriporta, di un cartello con l’orario di ricevimento….e che credo molti di noi già ad esempio utilizzino da tempo immemore la risposta automatica di ‘fuori sede’ quando sono in ferie! per cui: delegare si può anche se non abbiamo un socio né un ‘commesso’!!! e non solo…leggete tutto che dopo vi do anche altre info!

il quadrante dello SVAGO: di solito questo quadrante viene commentato per ultimo… E IO NO! lasciatemelo ridefinire SVACCO che così ci intendiamo facilmente; è il quadrante che contiene le attività non urgenti e non importanti! quelle per le quali, a posteriori, diciamo ‘non sono servite a nulla! mi hanno solo fatto perdere tempo!’

quando si partecipa ai corsi di gestione del tempo lavorativo, qui si collocano le pause caffè, la chattata con l’amica, visionare i siti per il prossimo viaggio di vacanza ecc. ecc. e si definisce che siano attività DA ELIMINARE!!!!!

ancora una volta vi chiedo uno sforzo individuale e personale per decidere, di giorno in giorno, che cosa sia non importante e non urgente! per me spesso le suddette attività sono importanti e a volte importanti e anche urgenti e quindi…le faccio subito, perché ne andrebbe persa parte della qualità del mio lavoro se non prendessi un caffè quando mi rendo conto che non riesco più a rispondere alle email perché non ho concentrazione oppure se ho urgente bisogno di una parola amica per proseguire la giornata! in altri giorni sono attività totalmente superflue, ok. ci siamo intesi sul calare le idee sui nostri obiettivi e sul nostro lavoro?

passiamo al QUADRANTE CLOU, quello che secondo me gorgoglia come il magma nel cratere del vulcano in attesa di prendere una forma: le attività importanti e non urgenti! questo è detto il quadrante dell’EFFICIENZA e dell’OPPORTUNITA’! e io concordo! qui ci sono tutte le attività a cui teniamo (importanti) e che non ‘scadono immediatamente’ (non urgenti) e che quindi si possono pianificare e ‘incastrare’ nel ménage lavorativo: nel mio lavoro ad esempio, la formazione, la lettura di post e articoli, il brainstorming per dare spazio alla creatività e immaginarsi nuovi prodotti e servizi da offrire, la lettura delle email che non provengono dai clienti, a cui ad esempio posso dedicare il tempo che intercorre tra una sessione e la successiva e magari anche un’intera giornata pianificata per tempo!

IL TEMPO Ѐ UNA RISORSA FINITA! bene, dopo tutto questo pippozzo su come suddividere le attività e quindi a quali dare priorità, quali delegare, quali ridurre ecc ecc, vi propongo le mie riflessioni ovvero che cosa mi ha interessato della matrice di Covey.

come ‘ripulire’ dal superfluo il primo quadrante, quello che rappresenta l’erogazione del nostro lavoro e che ci fa guadagnare e – anche – come sistemare il quadrante della delega in modo da impiegare al meglio il nostro tempo senza interruzioni né affanno? concentriamoci sul quadrante del magma incandescente, quello delle attività importanti e non urgenti: tutto sta qui, perché qui stanno tutte le attività di pianificazione! se una volta l’anno pianifico con un certo margine di anticipo la consegna dei documenti dal commercialista, ad esempio, farò in modo che quell’attività non ricada tra le attività urgenti e importanti perché non dovrò gestirla all’ultimo giorno disponibile! se organizzo la consegna dei pacchi di libri che mi servono per la formazione facendoli depositare al service point più vicino, non dovrò scegliere se rispondere al citofono o se continuare la sessione col cliente e quindi l’attività ‘ritiro libri’ non sarà più urgente!  e questo mi pare il ‘minimo’ che si possa trarre come insegnamento dalla matrice. aggiungiamo anche il ragionamento inverso: ci sono attività che erano pianificabili e che invece ho lasciato che diventassero urgenti? ovvero, oltre al mio lavoro e agli imprevisti, che ahimè non si possono prevedere neppure con la matrice di Covey, in quest’ultimo mese, in che cosa ho ‘speso’ tempo perché era diventato importante e urgente che io mi attivassi?

ultima mia considerazione: quanto siamo ‘allenati’ a discriminare le attività che per noi sono ‘veramente’ urgenti? ad esempio, quanto e quando è urgente dare risposta ad una mail? davvero otterrò un altro risultato verso il mio interlocutore se gli risponderò fra tre ore e non immediatamente, smaltendo insieme tutte le email della mattina? di sicuro, otterrò un risultato differente per me!

un esercizio che mi propongo di fare per me: analizzare il solo tema ‘comunicazioni da e verso l’esterno’ (email, telefonate, chat WA, FB…) e incasellare le attività nei 4 quadranti, valutando interlocutore, oggetto della comunicazione, modalità di comunicazione.

la motivazione che può spingerci a utilizzare la matrice di Covey? per te non lo so; per me è ridistribuire il tempo in modo che ce ne sia molto per lavorare bene e anche ‘il giusto’ per lo svacco!

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